Nhiều bạn Facebook, Viber, Zalo nhoay nhoáy cơ mà viết email thì loay hoay mãi. Một email vớ vẩn sẽ làm mình mất điểm. Cho nên nhớ giùm anh vài mẹo nhỏ dưới đây nhé, anh tập hợp từ Internet và từ kinh nghiệm của chính mình.
Tựa đề (subject)
Email phải có tựa đề, không thì dễ bị gửi thẳng vào mục thư rác (spam). Người nhận cũng biết qua là vấn đề gì, gấp hay không. Sau này tìm kiếm lại email cũng dễ. Tựa đề phải ngắn gọn, rõ ràng, trọng tâm. Gửi qua gửi lại (reply) nhiều mà nội dung email đã thay đổi thì email sau cũng nên đổi tựa đề, dù rằng phần thân email có sự nối tiếp mới cũ.
Reply all
Đây là nút không kém phần nguy hiểm. Gửi một phát mà nhầm cho cả đối tác, đối thủ, cho cả công ty thì ôi thôi, ê chề. Search Google đi, nhiều người dùng nhầm nút này mà tiêu tùng cả sự nghiệp đó.
To vs. CC
To là để cho người nhận trực tiếp, còn CC là để cho mấy đối tượng có liên quan đọc cho biết. Cho nên viết “Anh Xoài ơi, em gửi báo cáo hôm nay anh nhé” mà đánh email anh Xoài trong phần CC, còn chị Bưởi ở phần To thì không được chuẩn cho lắm.
Thứ tự người nhận
Công ty có thứ bậc rõ ràng, cho nên ở phần “To” lẫn phần “CC” đều phải xem nên đánh tên người nào trước, người nào sau. Gửi sếp lớn mà đặt tên chị ấy sau tên mấy nhân viên vào làm thì không hay lắm. Nhưng nhân viên mới đó là người nhận, mà cần phải CC sếp lớn thì ở phần CC đánh email chị ấy trước anh phó phòng nào đó. Điều này rất quan trọng trong những công ty xem trọng văn hóa thứ bậc (hierarchy) như Nhật, Hàn.
Chính tả
Đọc lại email vài lần trước khi gửi để vừa kiểm tra nội dung vừa check chính tả nhé. Viết sai chính tả thì người ta nghĩ mình là người cẩu tha…í lộn, cẩu thả.
Viết hoa
Tránh viết in chữ in hoa trong email nhé. Cần nhấn mạnh thì có nhiều cách như gạch chân, bôi đậm, in nghiêng…còn viết hoa đôi khi có nghĩa là HÉT VÀO MẶT người đọc đó.
Font chữ
Bạn nên chọn font dễ đọc phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri. Cỡ chữ từ 10 – 12. Màu thì nên là màu đen (màu xanh nước biển đậm cũng tạm chấp nhận được). Thực ra sử dụng một font chữ thống nhất thể hiện mình là người nhất quán, không phải nay thế này mai thế khác.
Chữ ký
Chữ ký cũng không kém phần quan trọng. Đôi khi ký linh tinh hoặc để slogan vớ vẫn mà quên xóa là cũng hơi bị xấu mặt. Chữ ký được cài sẵn rồi mà lâu không để ý để update lại là cũng không hay. Có cô bạn kể ngày trước mới đi làm chữ ký rõ dài nào tên tuổi, địa chỉ, fb, skype… rồi chốt là slogan: “Yêu anh yêu anh mãi mãi yêu anh”, sau này sếp cứ trêu mãi vì bị vợ hỏi: “Sao con nhân viên này lại gửi cho anh mà còn kèm câu này???”. Oan ko để đâu cho hết. Các thanh niên “ngáo ngơ” rút kinh nghiệm nhé.
File đính kèm (attachments)
Nếu email có file đính kèm thì trước khi gửi phải kiểm tra đã đính kèm chưa. Gmail có chức năng nhắc nhở, nhớ cài nhé. Và nhớ check lần nữa xem đúng file đó không, attach nhầm hậu họa cũng vô cùng nghiêm trọng. Quên attach thì gửi lại và xin lỗi dù rằng hơi quê mặt một chút.
Để nguội rồi hãy viết
Có câu “lời nói gió bay” vậy mà một lời nói ra cũng khó rút lại (cho nên mới cần “uốn lưỡi bảy…mươi lần trước khi nói”). Email là lời…viết, đã send là một đi không trở lại,”bao nhiêu năm rồi còn mãi nơi đây”. Cho nên đang nóng giận thì đừng viết email; còn đã viết rồi thì nên tự gửi cho chính mình, gửi, đi ra ngoài rửa mặt, đọc lại, đặt mình vào vị trí người nhận, nếu vẫn quyết tâm gửi thì hãy gửi.
Đặt tên
Tên email rất quan trọng. Tên đẹp dạng như Trương Hữu Ngữ mà đặt email là “boydanglong2016” thì cũng rất chi là đắng lòng. Nhân tiện, hình đại diện (avatar) cũng phải nghiêm túc chứ gửi email xin việc mà đăng hình mặc áo ba lỗ, ngồi chạng hảng thì “đành thôi em nhé”.
Undo
Gmail có chức năng cho phép hủy lệnh gửi (Undo) trong vòng 30 giây, nhớ cài và tranh thủ 30 giây vàng ngọc đó để xem lại mấy điểm trên đây trước khi “gửi gió cho mây ngàn bay” nha các tình yêu.
Luật sư Trương Hữu Ngữ
